Режим доступа по ссылке способен открыть документ любому, кто получил или переслал URL. Проверьте получателей.
Выберите минимальную роль
Для чтения назначьте просмотр, для замечаний комментарии, а редактирование оставьте людям, которые действительно меняют файл и понимают последствия удаления данных, перемещения документа или выдачи доступа следующему участнику. Лишний редактор опасен.
Проверьте родительскую папку
Файл наследует разрешения общей папки, поэтому ограничение одной карточки может не закрыть доступ участнику с более высокой ролью выше по структуре. Перенесите чувствительный материал в отдельную ограниченную папку.
Закройте работу вовремя
После согласования удалите временных участников, выключите публичную ссылку, проверьте владельца и отдельно просмотрите доступ родительской папки, куда могли добавить документ во время совместной работы. Доступный файл можно скопировать.
Перед отправкой откройте ссылку в отдельном гостевом окне, войдите под тестовой учетной записью при необходимости и убедитесь, что посторонний пользователь не получает документ без приглашения. Проверьте до пересылки.
Связанные сервисы проверяет материал про доступ сторонних приложений. Роли объясняет официальная справка Google Drive о совместном доступе к файлам.